Είναι αρκετά διαδεδομένη η άποψη ότι τα συστήματα ποιότητας έχουν εφαρμογή μόνο σε μεγάλες επιχειρήσεις. Πρόκειται όμως για μια λανθασμένη εντύπωση: Έχει αποδειχτεί στην πράξη ότι και οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν να εφαρμόσουν παρόμοια συστήματα με επιτυχία.
Στόχος της εφαρμογής ενός τέτοιου συστήματος είναι η βελτίωση της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών σε κάθε επίπεδο. Τα στάδια από τα οποία αποτελείται το έργο της ανάπτυξης και εφαρμογής ενός συστήματος ποιότητας είναι τα ακόλουθα:
- Δημιουργία ομάδας που θα αναλάβει την υλοποίηση του έργου.
- Αποτύπωση όλων των υφιστάμενων διαδικασιών της επιχείρησης
- Επικοινωνία με προμηθευτές, πελάτες αλλά και το προσωπικό για την βελτίωση των διαδικασιών
- Ανασχεδιασμός των εσωτερικών διεργασιών
- Τελική εφαρμογή του συστήματος
- Αξιολόγηση
Ιδιαίτερη σημασία έχει το τελικό στάδιο της αξιολόγησης. Κάθε τι που σχετίζεται με την έννοια της ποιότητας οφείλει να αξιολογείται. Υπάρχουν τρεις βασικές μορφές αξιολογήσεων:
- H εσωτερική: Με την μορφή εσωτερικών επιθεωρήσεων
- Εξωτερική από κάποιο πελάτη
- Εξωτερική από ανεξάρτητο φορέα πιστοποίησης
Οι διαφορές της δεύτερης με την τρίτη μορφή αξιολόγησης είναι ότι στην τελευταία η αξιολόγηση αν είναι θετική, συνοδεύεται και από την πιστοποίηση τη εταιρείας σύμφωνα με ένα συγκεκριμένο πρότυπο (ISO 9001:2008). Αυτό αποτελεί μια επίσημη τεκμηρίωση για την πετυχημένη εφαρμογή του συστήματος ποιότητας.
Το πρόβλημα όμως που αντιμετωπίζουν οι ιδιοκτήτες των μικρών επιχειρήσεων είναι ότι δεν ξέρουν πώς να αρχίσουν την ανάπτυξη ενός συστήματος ποιότητας. Συνήθως δεν διαθέτουν ούτε την τεχνογνωσία αλλά ούτε και τον χρόνο ώστε να απασχοληθούν με αυτό το έργο. Οπότε η χρήση ενός εξωτερικού συμβούλου για την ανάπτυξη ενός συστήματος είναι μάλλον επιβεβλημένη.
Αν και κάτι τέτοιο μπορεί να μοιάζει με πολυτέλεια σε μια εποχή στην οποία κάθε επιχείρηση προσπαθεί να μαζέψει με κάθε δυνατό τρόπο τα κόστη της, είναι σημαντικό να θυμόμαστε ότι η παροχή ποιοτικών υπηρεσιών δεν σημαίνει απαραίτητα και την αύξηση του κόστους λειτουργίας της επιχείρησης. Ένα επιτυχημένο σύστημα ποιότητας είναι εκείνο που εξασφαλίζει τόσο την ποιότητα του αντικειμένου της επιχείρησης, όσο και την ορθολογική και οικονομικά βιώσιμη δομή που οδηγεί σ’ αυτό.